VO GROUP en haar agentschappen verbinden zich tot ethisch zakendoen en het bevorderen van een open, transparante en responsieve omgeving. Dit beleid zorgt ervoor dat alle stakeholders over een duidelijk proces beschikken om bezorgdheden te uiten en een eerlijke oplossing te ontvangen.
1. Indienen van een klacht
Klachten kunnen niet alleen worden ingediend door werknemers, maar ook door andere belanghebbenden, waaronder klanten, leveranciers, partners en leden van het publiek.
Meldingen kunnen anoniem worden ingediend en worden met strikte vertrouwelijkheid behandeld.
Externe belanghebbenden kunnen klachten indienen via:
- Het contactformulier op onze website
- Rechtstreeks via [info@vo-group.be]
Interne belanghebbenden kunnen klachten indienen via:
- Ons klokkenluidersplatform – het proces wordt beschreven op de daarvoor bestemde pagina.
- Rechtstreeks contact met onze Ethische Referent, Alix. Raadpleeg de Gedragscode voor meer informatie.
2. Behandeling van klachten
Gronden voor aanvaarding: Klachten met betrekking tot ethische kwesties, naleving, zakelijk gedrag en andere belangrijke onderwerpen worden onderzocht.
Proces en termijnen:
- Bevestiging van ontvangst: binnen 5 werkdagen
- Onderzoek en beoordeling: binnen 30 dagen, afhankelijk van de complexiteit
- Voorstel tot oplossing: meegedeeld binnen 45 dagen
Het bedrijf zal elke stap communiceren en bevestigen wanneer de klacht is opgelost, of een toelichting geven indien de klacht niet wordt aanvaard.
Iedereen die een klacht indient, wordt over dit proces geïnformeerd en gedurende het hele traject op de hoogte gehouden.
3. Bescherming tegen represailles
VO GROUP zorgt ervoor dat alle klachten vertrouwelijk worden behandeld. Werknemers en belanghebbenden die te goeder trouw bezorgdheden uiten, worden beschermd tegen elke vorm van represailles.
VO GROUP verbiedt strikt elke vorm van represailles tegen personen die te goeder trouw een klacht indienen, waaronder werknemers, onderaannemers, klanten, leveranciers of andere belanghebbenden.
Elke vorm van represailles zal leiden tot disciplinaire maatregelen, tot en met beëindiging van het dienstverband of contract.
Alle klachtenmechanismen zijn openbaar toegankelijk, en wij nodigen alle belanghebbenden expliciet uit om hun bezorgdheden te melden via onze contactpagina of via andere in dit beleid vermelde communicatiekanalen.
Voor vragen over dit beleid kunt u contact opnemen met Alix de Montjoie – Ethische Referent @ VO.
