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Outil de Reporting pour nos équipes EVENT by Dan

30 mars 2018
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L’année 2018 est clairement marquée par l’envie de pousser nos efforts plus loin, et principalement vers nos services et nos solutions clients.

Nous lançons pour cela un projet de grande envergure, et sommes en plein processus de création d’un outil de reporting pour nos événements.

 

Pourquoi créer notre propre outil ?

Après plusieurs essais avec des outils existants, bien qu’inspirants, aucun ne répondait réellement à notre besoin ou à la réalité de nos projets.

Certains servent plutôt à sensibiliser les équipes et ne sont pas encore de réels outils de calcul des efforts environnementaux, d’autres sont beaucoup trop laborieux pour pouvoir être utilisés au quotidien par nos chefs de projets.

Nous avons donc fait appel à Freeman&Greenwood pour nous aider à créer notre propre calculateur.

 

  • 1ère étape : analyser les outils existants pour s’en inspirer, les tester pour plusieurs de nos événements et finalement en tirer des conclusions en termes d’avantages et/ou inconvénients. Nous avons testé par exemple les outils de l’OVAM, de l’ADERE et le MeetGreen Calculator.
  • 2e étape : dessiner l’outil idéal,  définir son utilisation, la procédure type et impliquer le personnel pour avoir son input en vue d’un fonctionnement adapté et optimal.
  • 3e étape : procéder aux premiers tests, avec des questionnaires adaptés à notre réalité, auprès de nos fournisseurs et sur différents types d’évènements. Brasser large d’abord puis cibler les informations essentielles avec l’aide de nos spécialistes métier pour arriver à des formulaires cohérents, pertinents, facilement compréhensibles et rapidement remplissable.
  • 4e étape : informer nos fournisseurs de notre démarche ! Nous partons effectivement du principe que les équipes ne sont pas en maîtrise de tous les aspects de l’événement, certains aspects sont délégués et non contrôlés (exemple : catering, nettoyage, démontage …), impliquer les fournisseurs en leur demandant de s’engager à remplir les formulaires permet de les sensibiliser tout en ayant une vue globale de tous les aspects de l’évènement. Cette première phase de test chez nos fournisseurs permettra d’avoir un retour et d’adapter les formulaires.
  • 5e étape : Développer l’interface finale de l’outil, le présenter à l’interne et instaurer la même systématique pour tous les événements ! A cette étape du projet, nous ne sommes pas encore dans l’optique d’amélioration, mais plutôt dans le calcul et la récolte de données. L’outil doit avant tout être capable de fournir des indicateurs objectifs et fiables afin de mesurer les impacts réels.
  • 6e étape : Convaincre le client ! Tous nos clients ne seront peut-être pas intéressés par un calcul de l’impact environnemental de leur projet… Cependant, le fait de savoir que nous sommes en mesure de le leur fournir peut déjà les influencer.  Ils auront la possibilité d’améliorer leur événement d’année en année… et de faire valoir leur effort !

 

Le processus est long mais les résultats sont encourageants. En effet, tous les acteurs semblent s’y intéresser et donnent volontiers leur avis pour que cet outil soit facile à utiliser, pertinent et utile.

Nous en sommes actuellement à l’étape 4, les plus fastidieuses sont donc derrière nous. Il nous reste encore à communiquer, argumenter et persévérer … des qualités qu’une agence de com ne devrait pas avoir trop de mal à réunir !

 

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