All blogposts

Reportingtool voor onze EVENT-teams by Dan

30 maart 2018
Picture1

2018 is duidelijk een jaar waarin we een extra inspanning willen doen, vooral voor onze dienstverlening en voor de oplossingen voor onze klanten.

Daarom lanceren we een groots opgezet project en zijn we volop bezig met het uitdokteren van een reportinginstrument voor onze evenementen.

 

Waarom een eigen instrument?

Na verschillende tests met bestaande tools, die vaak inspirerend waren, hebben we gezien dat geen enkele daarvan echt een antwoord was op onze noden of paste bij de realiteit van onze projecten.

Sommige instrumenten dienen eerder om teams te sensibiliseren en zijn nog geen echte tools die onze milieu-inspanningen berekenen. Andere vragen te veel werk om dag na dag gebruikt te kunnen worden door onze projectverantwoordelijken.

 

Daarom zijn we in zee gegaan met Freeman & Greenwood om ons te helpen om ons eigen rekeninstrument uit te werken.

 

  • 1e fase: analyse van de bestaande instrumenten om inspiratie op te doen, ze testen voor verschillende van onze evenementen en uiteindelijk conclusies trekken over voor- en nadelen. Zo hebben we bijvoorbeeld instrumenten getest van OVAM, ADERE en de MeetGreen Calculator.
  • 2e fase: het ideale instrument uittekenen, bepalen waarvoor het gebruikt moet worden, wat de te volgen procedure is en het personeel betrekken om zijn input te horen met het oog op een aangepaste en optimale werking.
  • 3e fase: de eerste tests doen, met vragenlijsten die aangepast zijn aan onze realiteit, bij onze leveranciers en tijdens verschillende soorten evenementen. Eerst met een brede blik kijken om daarna te focussen op de essentiële informatie met de hulp van onze experts, om te komen tot samenhangende, relevante formulieren die gemakkelijk te begrijpen zijn en snel ingevuld kunnen worden.
  • 4e fase: onze leveranciers op de hoogte brengen van wat we van plan zijn! We vertrekken immers van het principe dat onze teams niet alle aspecten van een evenement onder controle hebben: sommige aspecten worden gedelegeerd en niet gecontroleerd (vb. catering, schoonmaak, demontage…). Leveranciers erbij betrekken door hen te vragen om de formulieren in te vullen is een manier om hen te sensibiliseren terwijl we tegelijk het overzicht bewaren over alle aspecten van het evenement. Op basis van die eerste testfase bij onze leveranciers zullen we de nodige feedback hebben om de formulieren aan te passen.
  • 5e fase: de uiteindelijke interface voor het instrument ontwikkelen, hem intern voorstellen en dezelfde systematiek invoeren voor alle evenementen. In deze fase van het project denken we nog niet aan verbetering maar eerder aan het berekenen en verzamelen van gegevens. Het instrument moet eerst en vooral in staat zijn om objectieve en betrouwbare indicatoren aan te leveren om de reële impact te meten.
  • 6e fase: de klant overtuigen! Misschien zullen niet al onze klanten geïnteresseerd zijn in een berekening van de milieu-impact van hun evenement… Maar alleen al het feit dat we hen die informatie kunnen leveren, kan hen aan het denken zetten. Jaar na jaar zullen ze hun evenement kunnen verbeteren en kunnen ze uitpakken met hun inspanningen.

 

Het proces duurt lang maar de resultaten zijn bemoedigend. Alle spelers lijken geïnteresseerd te zijn en geven met plezier hun mening zodat het instrument gemakkelijk te gebruiken, relevant en nuttig is.

Op dit ogenblik zitten we in fase 4 dus het meest vervelende werk is achter de rug. Nu moeten we alleen nog communiceren, argumenteren en overtuigen… Kwaliteiten die gemakkelijk te vinden moeten zijn binnen de muren van een communicatiebureau!

Meer blog artikels

  • Update mobiliteitsplan VO

    ACTIONS
  • Naar een duurzaam aankoopbeleid

    ACTIONS
  • Kennismaking met Audrey

    MEET OUR CSR TEAM