Trois conseils pour réussir un évènement hybride

Deux ans après la pandémie, réunir un public signifie souvent se poser cette question : physique ou virtuel ? Ce dernier a fait ses preuves et, dans certains cas, s’avère plus efficace qu’un retour sur le terrain. Parfois, c’est le contraire. Faut-il alors systématiquement se tourner vers l’hybride pour combiner les deux ? La réponse est comme souvent nuancée : tout dépend des objectifs de l’événement !

Une diffusion hybride et simultanée pour la sphère publique

Michaël Malengrez, Head of Projects, Innovation & Quality chez VO Europe, travaille pour la Commission Européenne. Objectif : faire adhérer les citoyens au grand projet de Green Deal. Avec une cible aussi large, l’hybridation, avec diffusion en direct, a fini par s’imposer.

« Les événements physiques restent indispensables car ils symbolisent la proximité du monde politique et la volonté des élus de s’engager sur le terrain. Mais ils présentent des défauts. D’abord, ils ne permettent pas de rassembler toutes les parties prenantes des différents pays, ne serait-ce que pour un problème de place. »

L’hybridation de l’évènement permet donc, pour un prix à peine supérieur, de toucher bien plus de monde. Pour un bilan carbone – argument non négligeable – beaucoup plus intéressant : un event virtuel correspond à 10% du bilan carbone d’un event physique. Le retour sur investissement est donc nettement meilleur.

Autre atout de l’hybride : il favorise les interactions avec le public. En présentiel, le public ne dispose que de cinq petites minutes pour lever la main après la prise de parole…
« Les dynamiques d’interaction en hybridation sont beaucoup plus intéressantes », reprend Michaël. « Le timide aura moins de difficulté à s’exprimer dans un chat. Par ailleurs, les modérateurs pourront faire le tri et écarter les questions les moins constructives. »

Une conférence en ligne permet aussi de mettre à disposition de tous des informations complémentaires, sous forme écrite ou grâce à des liens vidéo. En 2022, on peut même imaginer fournir un lien vers le métavers, si le propos le justifie.

L’hybride sous condition pour valoriser votre marque

Pour les entreprises privées, la problématique est différente. C’est une évidence, faire du networking, lancer un nouveau produit ou fêter un anniversaire fonctionne beaucoup moins bien à distance. Les marques en ont d’ailleurs fait les frais pendant la pandémie. Dans ces cas-là, l’hybridation n’a donc qu’un intérêt relatif, il vaut mieux tout miser sur le physique.

En revanche, le format est très pertinent si l’entreprise organise un webinaire pour valoriser son expertise. Ou encore pour toucher un public plus large, à l’international par exemple.

Nous recommandons toutefois de segmenter l’évènement en deux temps : le physique tout d’abord, puis une capsule virtuelle en guise de « cadeau » : pour les présents, comme pour les absents.

C’est le point de vue de Guillaume Anciaux, Project Team Leader chez VO Communication. Il conseille à ses clients d’organiser d’abord un moment en présentiel, où l’on ne s’adresse qu’au public physique, avec un dispositif de salle adapté.

Vient ensuite une diffusion à distance, mais avec une production sur mesure – des caméras rapprochées notamment – qui donne le sentiment de proximité aux internautes. Ainsi qu’un montage soigné, façon « best-of », qui permet aux spectateurs de gagner du temps.
« N’imposez pas 2h de conférence à ceux qui n’ont pas pu venir. En tentant de vous adresser aux deux publics à la fois, vous ne mettez les moyens nécessaires ni pour l’un, ni pour l’autre. C’est dommage. »

Formez vos intervenants

Dans tous les cas, si vous optez pour le virtuel ou l’hybride, pensez à former vos intervenants lorsque vous organisez un événement. On ne prend pas la parole de la même façon devant un amphithéâtre que devant l’œil de sa caméra… Certains orateurs sont brillants en présentiel parce qu’ils ont la capacité de « sentir la salle », mais se sentent déstabilisés lorsqu’ils interviennent à distance…

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