Depuis plusieurs années, VO est résolument engagé dans une démarche de transition durable afin de répondre aux enjeux de notre société et à l’urgence climatique. Nous avons beaucoup investi en recherches et développement avec l’ambition de réduire drastiquement notre empreinte et d’améliorer notre impact. Au-delà de la recherche de solutions et de la formation de notre personnel, il était devenu clair et crucial de centraliser toute cette expertise, et d’avoir un outil nous permettant de mesurer objectivement notre impact et notre progression.
Bien plus qu’un reporting
C’est ici qu’intervient My Impact Tool – une plateforme dédiée à améliorer la performance environnementale et sociétale des projets événementiels et des campagnes de communication. Concrètement, un outil sur mesure qui nous permet de répondre à plusieurs objectifs/besoins :
Centraliser les bonnes pratiques
Le projet est vraiment l’aboutissement d’années de recherche et développement en transition durable et permet de concentrer toute l’expertise développée au fil du temps au même endroit. Nous avons en effet développé plusieurs outils innovants, dont le Circular Event Toolkit, destiné à intégrer la notion d’économie circulaire dans la conception des événements, ou encore nos trois calculateurs de bilans carbones nous permettant de mesurer le bilan des événements présentiels, virtuels et des campagnes de communication.
Par la suite nous nous sommes penchés sur la thématique de la biodiversité pour laquelle nous avons également, avec nos partenaires, développé des indicateurs permettant de mesurer, réduire ou inverser l’impact que nous pourrions avoir sur notre écosystème.
Chacun de ces calculateurs a été créé avec des experts, en formant des équipes projets composés d’externes et d’internes à VO – cette dynamique a permis de fusionner deux mondes, et de trouver les solutions les plus adaptées au métier, et les plus favorables à un impact positif.
Responsabiliser les acteurs
Bien que de nombreuses parties prenantes et acteurs de la chaine de production de campagnes et d’événements soient concernés par cet outil, les principaux intéressés sont nos clients. My Impact Tool offre des solutions, des évaluations et des réponses à un secteur encore peu pointé, ou préoccupé par l’urgence climatique. Les clients reçoivent donc des rapports détaillés de leur empreinte qu’ils peuvent valoriser dans leur propre entreprise et dans leur communication. Plus que cela, ils peuvent également formatter les actions que nous réalisons afin qu’elles contribuent aux objectifs et à la stratégie durable globale de leur entreprise.
Augmenter l’expertise durable des Project Managers
L’objectif est aussi clairement de renforcer l’expertise durable en interne, créer des réflexes et des automatismes auprès de tous nos collaborateurs en faveur d’une écoconception pensée dès le début pour chaque projet. De plus, les critères de performance environnementale sont depuis cette année intégrés aux critères d’évaluations individuelles, il est donc primordial de pouvoir se baser sur des données objectives.
Mesurer et valoriser l’impact – la réelle plus-value
Cela fait plusieurs années que nos équipes mettent en places des actions pour réduire l’impact, nous pouvons aujourd’hui mettre en lumière ces efforts et leur impact direct.
L’outil nous permet également de mesurer notre progression sur le long terme, de professionnaliser le suivi de nos KPI environnementaux et de mieux fixer ceux de l’année suivante en identifiant facilement les points d’amélioration.
Ainsi nous pouvons largement promouvoir et encourager la démarche d’amélioration continue.
Réaliser des benchmarks
La quantité et la précision des données récoltées (plus de 200 données croisées par projets) apportent une source inédite d’informations permettant d’établir des benchmarks sur le secteur. Ces benchmarks servent de base pour comparer les projets mais aussi pour se fixer des objectifs d’amélioration. Elles nous permettront aussi de développer un modèle prédictif. Le but de celui-ci sera de pouvoir valoriser ce qui est évité (co2, déchets, pollution, …) grâce aux actions mises en place et ce, avant de produire un projet. Il pourra aider les project managers et clients à faire des choix en connaissance de cause (balance investissement, résultats et impact) dans le but d’augmenter radicalement l’impact positif des projets et la part de projets tendant vers le CO2 neutre, le zéro déchet, le zéro gaspillage alimentaire, le recours à des produits et services durables et locaux, à un usage raisonné des médias, à des projets inclusifs, au clean IT, …
Conclusion et résultats
L’outil est utilisé largement pour les projets événementiels depuis février et le sera très bientôt pour les campagnes de communication. Chaque événement organisé par VO doit y passer. Cela nous permet déjà d’analyser les données et de fixer des objectifs d’amélioration pour 2023, basés sur des données réelles.
A titre d’exemple, nous pouvons déjà dire que nous avons réussi à baisser de 15% le CO2/participant aux événements présentiels par rapport à 2021.
